أهمية مبدأ الفصل بين السلطات في نجاح دولة المؤسسات

مثل ما تحتاج الدولة لسلطات تمكنها من تحقيق الخدمات التي يحتاج إليها المواطنون، وتخضع مثل أي شخص معنوي للقانون والرقابة، تحتاج إدارة كل تنظيم من التنظيمات لسلطات لتمارس بواسطتها نشاطها وفق ما تقتضيه الظروف. وعلى كل تنظيم أن يحسن من استخدام سلطاته ويراعي ضوابط تطبيقها.

وممارسة السلطة، أي حق التنظيم في التصرف وإصدار الأوامر واتخاذ القرارات، موزعة بطريقة هرمية نمطية بين جهازيه: الاجتماع العام والمكتب التنفيذي، وذلك في وجود عدة أجهزة ومؤسسات داخل كل تنظيم يمارس كل واحد منها شيئاً من السلطة بتفويض من الاجتماع العام أو المكتب التنفيذي. والقرار الصادر من أعلى مستوى في الهرم ملزم لكل عضو وتنظيم أدنى.

وقد عدلت بعض الديموقراطيات الأوربية هذه الصيغة فأضافت مستوى وسيطاً للسلطة بين الاجتماع العام والمكتب التنفيذي في محاولة لإيجاد صيغة تضمن تمثيلاً أوسع للقاعدة في المشاركة في صنع القرار أكثر مما توفره صيغة (الاجتماع العام – المكتب التنفيذي). أضاف هذا المستوى فئات أخرى من المهتمين بشئون التنظيم مثل المستخدمين في الشركة أو العمال في المصنع أو جمهور المستهلكين زيادة على ممثلي قاعدة العضوية. وجعل هذا النظام المكتب التنفيذي مسئولاً أمام هذا الجسم الوسيط بطريقة يحددها القانون.

بنية التنظيم

يتكون كل تنظيم من التنظيمات من عدة أجهزة تقوم بأعبائه التشريعية والتنفيذية والرقابية. والأجهزة التي تحكم التنظيم هي: الاجتماع العام (المؤتمر العام أو الجمعية العمومية) وهو أعلى جهة إدارية وفنية في التنظيم، والمكتب التنفيذي. والأداء المتكامل والمتسق بين هذه الأجهزة هو ما يعطي المعني الحقيقي للعمل المؤسسي. بالتالي، كان من الضروري أن يعمل كل تنظيم لتمتين هذه البنية وضبط أداءها بالقوانين الثابتة والقواعد المتينة والإجراءات الواضحة.

تضع هذه الأجهزة الوثائق التي تحكم التنظيم (عقد التأسيس، والنظام الأساسي، واللائحة الداخلية)، وتحدد طرق إشراك عضويته في أنشطته، ومعايير اختيار أحسن الأشخاص لقيادته، وضمانات التزام التنظيم بمواثيقه وقواعده وبالقانون.

وفي أغلب الأحوال تستدعي مصلحة العمل أن يفوض كل مستوى من مستويات السلطة بعض سلطاته لغيره. فيفوض الاجتماع العام سلطاته للمكتب التنفيذي، ويفوض المكتب التنفيذي سلطاته لأعضائه ومديري إداراته ورؤساء لجانه المستديمة كل في مجاله، ويفوض هؤلاء سلطاتهم للمستويات الأدنى.

قد لا يحتاج التنظيم عندما يكون صغيراً في حجمه لأكثر من لجنة واحدة (المكتب التنفيذي) لتدير شئونه، لكن في كل الحالات الأخرى قد يحتاج أيضاً للجان مستديمة ومؤقتة يوزع بينها أعباءه، وقد ينشئ عدة أقسامومراكز ووحدات وإدارات وفروع حسبما تتطلبه طبيعته وحجمه.

تسري على جميع هذه الأجهزة مهما تعددت وتفرعت نفس قواعد وإجراءات الأحكام والأوامر الواردة في وثائق التنظيم الأم.

الممارسة في التنظيم

تتماثل أغلب التنظيمات في مختلف النظم السياسية في فهمها وتنظيمها للسلطة، لكن قد تختلف في فهمها لكيفية بناء التنظيم وكيفية ممارسة السلطة. استعرضنا أعلاه في إيجاز المفاهيم المتعلقة بالسلطة وبنية التنظيم، ونراجع هنا الممارسة السليمة في هذه التنظيمات باعتبارها هيئات تداولية.

الممارسة السليمة في الهيئات التداولية هي ممارسة قانونية أي أنها تتقيد بالقانون وتلتزم بأحكام وثائق التنظيم التي تبنتها عضويته. وهي أيضاً ممارسة منضبطة تتبع بدقة قواعد وإجراءات المداولات التي استقرت في الدولة الحديثة وأثبتتها المراجع العامة. بالتالي، تهدف الممارسة السليمة إلى تحقيق أهداف التنظيم المنصوص عنها، وتعبر عن طموحات أعضائه وما استثمروه من جهد فيه، وتجعل مشاركتهم في نشاطه حقيقة ملموسة، وتجعل أجهزته تقوم مقام أعضائه بصدق.

في بداية قيام أي تنظيم جديد، قد يقوم بعض أعضاء مكتبه التنفيذي بأكثر من دور، وبالتالي تتشتت الجهود في هذه المرحلة وتسود العلاقات بين المسئولين ضبابية مؤقتة. لكن عندما يكمل التنظيم بنياته ويضع نظمه وقواعده، يمارس نشاطه ويتخذ قراراته بعدئذ عبر قنواته الرسمية، ويمارس كل مستوى من مستويات السلطة وكل مسئول مهامه المنصوص عنها وفق ضوابط هذه النظم والقواعد. فتتوحد قرارات التنظيم وتتدرج السلطات فيه وتتأسس قنوات الاتصال بين أجهزته وبينها وبين قاعدة العضوية. إذا لم يتحقق ذلك، تصبح ممارسات وأنشطة التنظيم عشوائية تفتح الباب للفوضى والتهريج ونمو الشللية ومراكز القوى.

قيادة التنظيم

تتكون قيادة التنظيم من رئيسه وأعضاء مكتبه التنفيذي ورؤساء كل أجهزته المنتخبين والمعينين. تضع هذه القيادة خطة التنظيم التي يحقق بها أهدافه وسياساته وقيمه، وتنشئ الهياكل والأجهزة اللازمة لإدارته. وانطلاقاً من أهداف التنظيم، تستغل هذه القيادة كل طاقات وكفاءات الأعضاء لتؤسس وتحقق بها قيماً ورؤى جديدة، كما تفرز قيادات جديدة في كل مستوى لتساعدها في تحقيق رسالة التنظيم ورؤاه وقيمه.

امتيازات التنظيم

بما أن على كل تنظيم من التنظيمات أن يدير أجهزته بكفاءة بما يحقق مصالح كل أعضائه، أعطت قواعد المداولات إدارة التنظيم امتيازات استثنائية تساعدها على أداء مهامها. الامتيازات التي تتمتع بها إدارة التنظيملا يتمتع بها الأعضاء فرادى. وهذه الامتيازات ليست مطلقة بل مقيدة بالقانون واللوائح. فقد يلغي القانون أي قرار من قرارات التنظيم إذا مس أو أضر بأي حق من حقوق الإنسان الأساسية مثلاً. تشمل امتيازات التنظيم الآتي:

bullet
أن يضع نظامه الأساسي ولائحته الداخلية وأن ينفذ الأحكام الواردة فيها، وأن يضع شروط عضويته وإجراءات الانضمام إليه.

bullet
أن يتخذ قراراته بإرادته المنفردة.

bullet
أن يحاسب أو يعاقب أو يجمد عضوية أي عضو من أعضائه أو يطرده من التنظيم بالطرق المتفق عليها.

bullet
أن يقرر أي رسوم مالية على أعضائه، وأن يفوض أي سلطة من سلطاته لغيره وفق الإجراءات المتبعة وفي حدود ما يسمح به القانون.

bullet
أن يكون له سلطة تقديرية في مباشرة اختصاصاته وإصدار قراراته ما لم يقيدها القانون بتصرف معين. والسلطة التقديرية هي تلك التي تمنحها سلطة أعلى (القانون أو عقد التأسيس أو النظام الأساسي) للمكتب التنفيذي أو لأي عضو من أعضائه أو لأي عضو آخر بعينه لتخصصه في مجاله أو لكفاءته أو لتمتعه بمهارات أو صفات خاصة أو لحكمته أو حسن تقديره للأمور.

شرعية التنظيم

يضع كل تنظيم من التنظيمات وثائقه الخاصة التي تكفل له السيادة الداخلية على نشاطه وقراراته، ويأخذ صيغته ويكسب صفته القانونية عندما يسجل نفسه وفق إجراءات خاصة لدى جهة مخولة للقيام بهذه المهمة في الدولة.

فتتبع كل مؤسسة جديدة الخطوات المطلوبة لتسجيل المؤسسات وفق أحكام القانون. وتعد كل شركة نظامها الأساسي مستفيدة من قانون الشركات الساري ومن الأحكام الواردة فيه. فقد أوجز القانون السوداني، على سبيل المثال، هذه الأحكام في القائمة (أ) المضمنة فيه. ولأي شركة جديدة وهي تضع وثائقها أن تستفيد من هذه الأحكام أو تستغني عنها وتضع ما يناسبها من قواعد وأحكام. أما إذا لم تضع الشركة لنفسها نظاماً أساسياً يحكمها ولم تكن لها لائحة داخلية، وهي حالات نادرة، فتسري عليها بالضرورة كل نصوص القانون الذي ينظم عمل الشركات.

والنقابات تنظيمات مستقلة لا تتبع للسلطة التنفيذية ولا لوزير العمل ولا للمخدِّم أو صاحب العمل، لكنها تخضع للقانون مثلها مثل أي تنظيم آخر. فتلتزم كل نقابة بنظامها الأساسي وتتقيد بمواثيق العمل النقابي وبقوانين النقابات السارية إذا وجدت. تضع كل نقابة وثائقها الحاكمة في إطار القوانين التي تكفل لها كما تكفل لغيرها من التنظيمات سيادتها الداخلية وتكفل حقوقها في أن تعمل وفق هذه الوثائق دون وصاية من أي جهة.

وقد يطلب القانون من منظمي أي مظاهرة أو مسيرة أن يأخذوا الإذن اللازم من الشرطة التي تحدد خط سيرها وتعطيها الحراسة اللازمة. تحتاج المظاهرة الناجحة لوقت طويل وجهد كبير للتحضير لها. والمظاهرة تنظيم أو اجتماع جماهيري مؤقت قد تسبقه مواكب أو مسيرات تتحرك من مناطق متفرقة تتعاظم حتى تصبح مظاهرة في المنطقة التي حددها منظموها. فعلى القائمين بأمرها تحديد المتحدثين فيها وتجهيز وسائل الترحيل ومكبرات الصوت واللافتات والملصقات، وصياغة الهتافات والتصريحات الصحفية المناسبة التي تصاحبها.

الشفافية

الشفافية أو العلنية أو الوضوح في الأداء مقوم هام من مقومات كل تنظيم. فيجب أن تكون أهداف التنظيم واضحة ومعلنة لأعضائه وللآخرين وأن تضمن هذه الأهداف بوضوح في نظامه الأساسي، وأن تكون رؤاه وسياساته واضحة، وخطابه متسقاً مع هذه الأهداف والرؤى والسياسات.

بالتالي، من المتوقع أن يقوم التنظيم بأنشطته عبر قنواته الرسمية وأن تكون هذه الأنشطة ظاهرة واضحة، فلا يصدر قراراً أو يبرم معاهدة مع أي جهة أو يعقد اتفاقاً سراً، إلا إذا استدعت طبيعة أو حتمت سلامة الأداء ذلك وفق الضوابط المنصوص عنها.

فعلى المسئولين في التنظيم ألا يكذبوا ولا يخدعوا أعضاءه ولا يضللوهم بأقوال وأفعال لا أساس لها من الصحة، بل عليهم أن ينوروهم بانتظام ويشرحوا لهم ما غمض عليهم من أمور وأحداث، وأن يتصدوا لكل إشاعة يطلقها المغرضون بالإيضاح السريع. ومن حق الأعضاء أن يسألوا ومن حق التنظيم أن يجيب على كل سؤال.

لكن رغم أن الشفافية مطلوبة ومرغوبة إذ أنها تسمح بنشر المعلومات والحقائق بكل أنواعها على أوسع نطاق، وتعزز الثقة بين الناس، وتفتح مجالات التفاعل والوفاق بين مصالحهم المختلفة، إلا أن ذلك لا يمنع أن يكون لكل تنظيم من التنظيمات وسائله الخاصة التي يدير بها الصراع المشروع مع الآخرين. فلا يتوقع أن ينشر التنظيم هذه الوسائل ولا أن يذيعها ولا أن يتيحها حتى لعضويته إلا وفق ضوابط محددة وفي حدود (المعلومة قدر الحاجة). هذه الوسائل الخاصة تحتم بعضاً من الكتمان أو شيئاً من السرية لأنها ضرورية لقضاء بعض الأعمال وإنجاز بعض المهام وربما شملت حيلاً يستعين بها التنظيم في تعامله مع التنظيمات الأخرى.

تشمل الضوابط التي يضعها التنظيم لضمان سرية أعماله على سبيل المثال لا الحصر، ما يتعلق منها بتصنيف التقارير خصوصاً تقارير اللجان، وتحديد تداول محاضر الاجتماعات ونطاق المشاركة في أعمال الجلسات المغلقة.

وكما يضع التنظيم قواعد وضوابط لإدارة نشاطه في الظروف العادية، يحتاج أيضاً لأن يضع أهدافاً وخططاً سرية يواجه بها الظروف الاستثنائية ولقواعد وضوابط وشروط عمل أكثر صرامة لتأمين نفسه وعضويته في ظل تلك الظروف.

سجلات التنظيم

يمكن لأي عضو من أعضاء التنظيم أو أي عضو من أعضاء مكتبه التنفيذي أن يفحص سجلاته لسبب معقول وفي أي وقت مناسب ما لم يحدد القانون طريقة هذا الفحص وضوابطه. على أمين المكتب التنفيذي أو أي شخص آخر وضعت هذه السجلات في حوزته أن يتيحها في المقر الرئيسي للتنظيم أو في أي مكان آخر متفق عليه. سجلات التنظيم هي: محاضر الاجتماعات العامة واجتماعات المكاتب واللجان، سجل العضوية (اسم وعنوان كل عضو ونوع عضويته)، سجل إيصالات العمليات والصرفيات المالية الكبيرة، والتزامات التنظيم المالية.

كيف يشارك العضو في صنع القرار؟

مهما كانت إمكانات وقدرات أعضاء التنظيم ومهما كان حماسهم لتنظيمهم، لن تجد آراؤهم الاعتبار اللازم في التنظيم إلا إذا رفعوها عبر القنوات الصحيحة للجهات المناسبة. وعلى كل تنظيم أن يتيح لأعضائه القنوات اللازمة ليشاركوا من خلالها في أنشطته بطريقة فعالة. ليس ذلك فحسب، بل عليه أن يربيهم على أساليب الممارسة السليمة ويدربهم على مهاراتها حتى يشبوا على طبائعها فتتأصل في نفوسهم وتكون مطلباً لكل منهم.

عندما يكون التنظيم صغيراً في حجمه يمكن لكل أعضائه أن يجتمعوا في مكان واحد، ويتشاوروا ويتخذوا ما يشاءون من القرارات، ويعبروا عن إرادتهم في المسائل المطروحة عليهم. يمكن للأعضاء أيضاً أن يعبروا عن هذه الإرادة بواسطة نوابهم في المؤتمرات العامة على كل مستوى، أو بواسطة ممثليهم في مجالس الإدارة مثلاً. فإذا كان الأفراد يتفاعلون مع مؤسسات الدولة بواسطة مطالب يتوقعون من الدولة أن تنظر فيها وتتخذ بشأنها القرارات المناسبة، فإن أعضاء التنظيم يتفاعلون مع أجهزة تنظيمهم بواسطة قرارات يتخذونها في كل مستوى ويرفعونها في شكل اقتراحات للمستوى الأعلى.

بالتالي، من الأهمية بمكان أن يستوعب كل عضو في كل تنظيم الطرق المختلفة التي تمكنه من أن يضع رغباته في صيغ قابلة للنقاش، وكيف تتحول تلك الرغبات إلى مطالب (قرارات أو توصيات) وإلى عملياتتنفيذية، وأن يعلم أن الجهات التي ترفع إليها تلك المطالب قد تستجيب لها وقد لا تستجيب، وذلك حسب تدخل مجموعة من العوامل التي تؤثر عليها في الزمان والمكان المعينين.

دعنا نعطي مثالاً عملياً لكيفية مشاركة عضو فرع من فروع تنظيم كبير ذو وحدات مشتتة في بقعة جغرافية مترامية الأطراف، في نشاط ذلك التنظيم باقتراح سياسة معينة أو تعديل قرار أو إجراء اتخذته هيئة أعلى، وكيف يتدرج ذلك الاقتراح عبر القنوات الرسمية الصحيحة من القاعدة للقمة (أي من اجتماع الفرع إلى الاجتماع العام). في كلمات أخرى، كيف تصعد فكرة من عضو، أي عضو، في أصغر وحدة إلى أعلى هرم السلطة بحيث تكون مؤثرة في سياسة التنظيم كله. يعطي هذا المثال أيضاً طريقة من طرق الدعم المعنوي للقاعدة حين تحس بأن مشاركتها لا تضيع هباءً بل تحظى بالاهتمام اللازم فيجتهد كل فرد في طرح الأفكار الجديدة.

لنفترض أن هذا التنظيم هو حزب سياسي ذو عضوية عريضة، وأن هيكل هذا الحزب يتكون في أصغر أشكاله التنظيمية من فروع على مستوى الأحياء ومواقع العمل والمؤسسات التعليمية، وأن هذه الفروع تكون مناطق تتطابق مع الدوائر الانتخابية، وأن ممثلي المناطق يكونون الاجتماع العام، السلطة العليا للحزب.

قد تخطر لعضو من أعضاء فرع من فروع هذا الحزب فكرة (أو تعديلاً لسياسة أو قرار أو إجراء) يرجو أن تضمن في سياسات حزبه، فيطرح هذه الفكرة باقتراح في اجتماع الفرع. يطلب رئيس الفرع من أعضاء مكتبه أن يناقشوا هذه الفكرة، وبعد أن تأخذ حظها من النقاش، وبعد أن يعدلها الأعضاء أو تدرسها لجنة مؤقتة كونت لهذا الغرض بطريقة أعمق، يقدمها الرئيس لأعضاء المكتب ليصوتوا عليها. إذا صوت لصالح الفكرة أكثر من نصف الأعضاء يتبناها الاجتماع وتصبح قراراً من قرارات الفرع واقتراحاً يرفعه للجهة الأعلى.

يحمل مندوب الفرع هذا الاقتراح (وغيره من الاقتراحات) لاجتماع مكتب المنطقة. في ذلك الاجتماع، يطرح المندوب ما حمله من اقتراحات من مكتب الفرع لتناقش وتعدل إذا دعا الحال ويصوت عليها. إذا نال أي اقتراح أكثر من نصف أصوات الأعضاء في الاجتماع، تبنته المنطقة كقرار من قراراتها وأرسلته كاقتراح لأمانة المكتب التنفيذي المركزي.

تستلم أمانة المكتب التنفيذي المركزي أثناء العام عدداً كبيراً من مثل هذه الاقتراحات التي ترد إليها من مكاتب المناطق ومن أجهزة الحزب الأخرى (تنظيماته الفئوية مثلاً)، وتسلمها فور وصولها للجنة الصياغة. تطبع لجنة الصياغة هذه الاقتراحات التي وصلتها وتعممها على كل مكاتب المناطق وعلى كل أجهزة الحزب لتنظر فيها وتقترح ما ترى من تعديلات عليها. تضمن هذه الاقتراحات وتعديلاتها في جدول أعمال الاجتماع العام لتطرح وتناقش فيه ويصوت عليها. إذا أحرز أي اقتراح من هذه الاقتراحات الأغلبية، يصبح قراراً من قرارات الاجتماع العام ويضاف إلى سياسات الحزب، وإذا أحرز أغلبية معينة (ثلثي الأصوات مثلاً) ينظر في أمر تضمينه في برنامج الحزب وفي كتابه الانتخابي.

بما أن مداولات المؤتمر العام تنقلها وسائل الإعلام، ويرفعها مندوبو المناطق والفروع في تقاريرهم عندما يرجعون لقواعدهم، فإن العضو الذي بادر بالاقتراح الأصلي الذي أجيز على مستوى الفرع يستطيع أن يتابع الخطوات التي مر بها اقتراحه، ويرى كيف تغير في مساره لأعلى حتى أصبح جزءاً من سياسة الحزب. بالتالي يجد عضو الحزب على مستوى الفرع، أي في قاعدة التنظيم، أنه قد ساهم في تكوين سياسة حزبه وشارك في حملته الانتخابية وبالتالي في سياسة الحكومة إذا وصل الحزب لسدة الحكم أو ساعد في بلورة سياسة حزبه وهو في المعارضة. وبهذه المشاركة أيضاً يحس العضو بقيمته وبأن له شأناً مقدراً في صياغة المجتمع الذي يعيش فيه.

ولا تقتصر مثل هذه المشاركة على صياغة سياسات أو برامج التنظيمات فقط بل تتعداها لتؤكد مقدرة العضو في أن يوصل صوته بطريقة منظمة وعبر قنوات سالكة تمكنه من المشاركة في أغلب المجالات التي تغطيها اجتماعات التنظيم الذي ينتمي إليه – في التخطيط والتنفيذ والرقابة وفي محاسبة التنظيم نفسه ومساءلة أعضاء مكتبه التنفيذي.

أيضاً على أعضاء الجهاز الأدنى مجتمعين (وحدة أساسية لحزب، هيئة فرعية لجمعية،…) أن يعوا تماماً أنهم هم التنظيم الفعلي، وأنهم هم قاعدته التي يقوم عليها وقوته الحقيقية، بالتالي عليهم أن يتواصلوا مع الأجهزة الأعلى ويبدوا آراءهم في أي سياسة أو قرار أصدرته أي جهة فيه وأن يتم ذلك عبر القنوات الصحيحة.

خطط وبرامج التنظيم

يواجه كل تنظيم جاد، خصوصاً إذا كان كبيراً في حجمه، عدداً من التحديات وهو يحاول أن يحقق الأهداف التي قام من أجلها. أهم هذه التحديات هي حاجته إلى أن يضع لنفسه خطة عامة ليحقق بها أهدافه ويغطي بها نشاط كل قطاعاته، ويضع بها سياساته موضع التنفيذ. تشمل هذه الخطة عدداً من البرامج لكل برنامج منها غاياته وأهدافه المتسقة مع غايات وأهداف الخطة، ولكل برنامج احتياجاته.

تضع أجهزة التنظيم: اجتماعه العام، ومكتبه التنفيذي، ولجانه، وهيئاته الفرعية، وإداراته، هذه البرامج موضع التنفيذ وفق خطة عمل مشتركة. تعنى خطة العمل – كما هو واضح من اسمها – بالناحية التنفيذية أي بالخطوات التي يتعين اتخاذها وفقاً لغايات ومرامي الخطة العامة وما تحتاجه هذه الخطوات من تدابير سياسية واقتصادية ومالية واجتماعية وتشريعية وإدارية وعلمية وفنية وإشرافية ورقابية.

تقييم التنظيم لأدائه

يستحسن أن يضع كل تنظيم من التنظيمات خطة متكاملة للإشراف على نشاطه ومراقبته. وعملية الرقابة ليست عملاً عشوائياً يتركها التنظيم لمبادرات الحريصين من أعضائه، بل هي عملية لها أسسها وأساليبها الثابتة. فالتنظيم يجب أن يلتزم بوثائقه الحاكمة ويسير وفق خططه المرسومة وسياساته وتوجيهات وقرارات قياداته.

فإذا لاحظ التنظيم قصوراً في بنيته وهيكله الإداري، بادر بتعديل ما يحتاج لتعديل من بنود نظامه الأساسيولائحته الداخلية. وإذا قيم أداءه وقارن ناتج نشاطه بما توقع أن يحققه أو قارن ذلك بمدى نجاحه في تحقيق أهدافه، ساعدته المعلومات التي يتحصل عليها في تلافي الانحرافات والأخطاء ونواحي القصور قبل أن تستفحل.

وتقييم التنظيم لخططه هو تقديره المنهجي لملاءمة وكفاية وتقدم وكفاءة وفعالية وأثر هذه الخطط. فالخطة تكون (ملائمة) إذا استجابت للاحتياجات والسياسات والأولويات التي وضعت لتلبيتها. وهي (كافية) إذا كانتمتناسبة مع المتطلبات، وتحرز (تقدماً) جيداً إذا اطلعت بنشاطها وفق الجدول الزمني المرسوم، وهي (ذات كفاءة) إذا كان الجهد المبذول فيها جيداً قدر الإمكان بالمقارنة مع الموارد المكرسة لها، وهي (فعالة) إذا كانت النتائج موافقة لغايات ومرامي تقليص أبعاد مشكلة ما أو تحسين وضع لا يبعث على الرضا. أما (أثر) الخطة فهو تأثيرها الشامل في الحالة العامة التي تحقق في نطاقها.

يفترض مفهوم الرقابة أن التنظيم قد وضع أهدافه في قالب خطة عامة، ووضع وسائل لرصد مدى إنجاز أهداف هذه الخطة، وذلك بأن يقيس مدى قربه أو بعده من تحقيق ذلك من خلال (معايير) محددة أو باستعمال وحداتقياس يقيس بها مدى وصوله للمستويات المطلوبة ويقارن بها ما تم بما لم يتم من الخطة (أو يقارن بها ما يجب أن يكون بما هو كائن) ومن ثم يصحح مساره ويجدد حيوية مؤسسته وممارساتها بإسقاط التالف بانتظام.

إدارة المعلومات والتواصل داخل التنظيم

يحتاج كل تنظيم لمعلومات صحيحة وكافية لتساعده في صنع قرارات صائبة، وعليه أن يخطط بوعي للحصول على تلك المعلومات. وقيادة التنظيم هي الجهة المسئولة عن الحصول على تلك المعلومات، وإدارتها، وحسن استخدامها لترقية الأداء. يجب أن تكون البيانات متوافرة والمعلومات صحيحة ومتاحة عبر قنوات التنظيم لكل مستوى من مستوياته حسب مسئولياته وحاجته للمعلومة.

يحتاج كل تنظيم لعدة إجراءات يتحصل بها على المعلومات التي يحتاج إليها ولأخرى ليتيح بواسطتها هذه المعلومات لأعضائه ولأجهزته المختلفة. فالوضع الأمثل في كل تنظيم هو أن يلم كل عضو من أعضائه بكل معلومة تتعلق ببنيانه ومبادئه وأهدافه التي قام من أجل تحقيقها وسياساته التي التزم بها لتحقيق هذه الأهداف والمبادئ، ومستويات السلطة المنوط بها العمل على وضع هذه الأهداف موضع التنفيذ، وخططه وبرامجه ومشاريعه الجارية. فالإلمام بهذه الأمور ليس حقاً لكل عضو فقط بل ضرورة تستدعيها المشاركة السليمة.

هناك عدة طرق للتواصل وتبادل المعلومات داخل التنظيم بما يجعل منه مؤسسة محكمة من القنوات. يمكن على سبيل المثال إيصال القرارات عبر الاجتماعات في مستوى كل الأجهزة الحاكمة، وبالتنوير المستمر وببث التوجيهات والالتزام بها، وبتبادل التقارير والمذكرات، وبواسطة اللجان التي تخلق منابر للتواصل بين المختصين والمهتمين كل في مجاله، وبتقارير سير المشروعات ومتابعة تنفيذ القرارات.

توجيهات الأجهزة الأعلى

توجه الأجهزة الأعلى في التنظيم الأجهزة الأدنى لكي تلتزم بالقرارات والسياسات التي أقرها التنظيم، وعلى الأجهزة الأدنى أن تخضع لهذه التوجيهات وتضعها موضع التنفيذ. للمكتب التنفيذي لأي جهاز من الأجهزة الأدنى الحق في أن يبدي رأيه عبر القنوات التي يقرها التنظيم على أي توجيه صدر إليه من جهاز أعلى إذا لم يقتنع به وأن يقترح مراجعته أو تعديله أو تبديله، لكن لا يحق له أن يرفضه ما دام لا يزال متقلداً مسئولياته.

الرقابة على التنظيمات

إن ممارسة أي تنظيم من التنظيمات لنشاطه ليست بلا حدود، وحرية الأفراد في تكوين تنظيمات جديدة ليست مطلقة. الأصل في نشاط أي تنظيم من التنظيمات هو الاستقلال، وهو نشاط مشروع ما لم يخالف وثائق التنظيم الحاكمة أو القانون. ولا رقابة أو وصاية على نشاط أي تنظيم من التنظيمات ما لم يخرج عن نطاق سلطاته وصلاحياته. بالتالي، كان لا بد من إيجاد معادلة سليمة تكفل قيام هذه التنظيمات بطريقة مشروعة وتضمن استقلالها وهي تمارس نشاطها، ويكون كل ذلك وفق ضوابط مقننة ومقبولة.

تطلق التشريعات التي صاغها الشعب بإرادته الحرة حرية تكوين التنظيمات في المجتمع وتشجع نموها على أن تكون تنظيمات علنية واضحة ذات أهداف ونظم داخلية متفقة مع المبادئ والقيم والممارسات الديموقراطية، وتحترم الدستور وسيادة حكم القانون وتضمن حقوق الإنسان. والنظام الديموقراطي والسلطة الديموقراطية وحدهما ليسا كافيين لحماية تنظيمات المجتمع، فلا بد من النص بوضوح على سبل الحماية اللازمة في دستور الدولة وقوانينها.

بالتالي، تكفل الدولة حق تكوين التنظيمات بالأسس والضوابط المنصوص عنها في دستور الدولة وفي تشريعاتها ووفق أحكام القوانين الصادرة بموجبها، وتحجر نشاط التنظيمات التي تجاهر بعدائها لكل رأي آخر أو تلك التي لا تؤمن بالتعددية السياسية والفكرية والثقافية والعرقية والدينية أو بتداول السلطة سلمياً عن طريق الانتخابات الحرة.

تشمل علاقة تنظيمات المجتمع بالدولة وأجهزتها التشريعية والقضائية والتنفيذية مجالات تسجيل بعض هذه التنظيمات ومن ثم الترخيص لها بممارسة نشاطها، وإضفاء الشرعية على بعضها، ومراقبة بعضها الآخر. ولأن الجهاز التنفيذي للدولة غالباً ما يكون تحت سيطرة الأغلبية الحاكمة، كان هناك إجماع على أهمية إبعاد كل تنظيمات المجتمع من قبضته ووصايته أو تدخله في شئونها وفي تكوينها وفي أسلوب عملها أو في أدائها وذلك بنصوص دستورية وقانونية صريحة، ويبعدها بذلك من اجتهاد الأفراد والجماعات أو أهواء السياسيين أو الإداريين.

فتقوم الدولة بمراقبة كل التنظيمات فيها وذلك بوضع الضوابط اللازمة على ممارساتها عبر القنوات القانونية المنصوص عنها فقط. تكفل الدولة أيضاً لكل التنظيمات مناخ المنافسة العادلة الشريفة، فلا تعطي حقاً في وسائل الإعلام الرسمي مثلاً لتنظيم دون غيره، وتحدد نوع ومصادر تمويل تلك التنظيمات ومصارف أموالها في حدود الأغراض التي خصصت لها، وتراقب حجم المال الذي يجب ألا تتعداه الحملات الانتخابية لأي تنظيم أو فئة، وتتأكد من أن كل تنظيم يحتفظ بميزانية راجعها مراجع قانوني مرخصاً له، وأن تتاح هذه الميزانية لجهات الاختصاص إذا طلبتها. وقد تنشئ الدولة بتشريع مجالس قومية مستقلة ذات شخصية اعتبارية، وتعطيها الصلاحيات اللازمة ليقوم كل واحد منها بمهام تسجيل التنظيمات في مجاله، ويستوثق من التزام كل تنظيم بالدستور وبأحكام وثائقه الحاكمة.