تنظيم العمل فى منظمة العمل العربية

بعد الاطلاع على :
– نظام العمل بمكتب العمل العربى .
– النظام الأساسى لموظفى منظمة العمل العربية ولائحته التنفيذية
– لنظام المالى والمحاسبى الموحد
– لائحة بدلات السفر ونفقات الانتقال
– نظام العقود والمناقصات
– وفى إطار توحيد تعليمات العمل المتعلقة بضبط الأداء وحسن سير العمل بالمنظمة
– ووفقا للصلاحيات المخولة لنا بموجب النظم واللوائح

يطلب التقيد بالتعليمات التالية :
أولاً : تنظيم المراسلات ونقل التعليمات
المراسلات الواردة

– يخصص بإدارة الشئون الإدارية موظف مختص بالبريد الوارد يتولى ختم الرسائل وتسجيلها فى سجل البريد الوارد وإعداد ملف لتحويلها إلى ديوان المدير العام الذى يقوم بفرزها وعرض الرسائل الخاصة بعمل المنظمة على المدير العام .

– بعد اطلاع المدير العام على الرسائل والتأشير عليها بالتكليفات إلى الإدارات المختصة يتولى ديوان المدير العام تسليمها بالتعليمات وفقا لسجل يخصص لهذا الغرض يوقع عليه من المسئول فى الإدارة باستلامه ، ويعد ديوان المدير العام تقرير دورى أسبوعى لمتابعة التكليفات الصادرة.

– يتولى ديوان المدير العام نقل التعليمات الشفوية التى يصدرها المدير العام إلى الموظف المعنى والرئيس المباشر له، والذى يلتزم بتنفيذها وقفا للنظم واللوائح مع إبلاغ الموظف لمدير إدارته بالتكليفات الصادرة له لمراعاة التسلسل الوظيفي.

المراسلات الصادرة
– توقع كافة المراسلات الخارجية التى تصدر عن المنظمة من قبل المدير العام أو من ينوب عنه ويجوز للمستشارين الفنيين ولمديرى الإدارات أو من ينوب عنهم التوقيع على الرسائل الصادرة إلى جهات خارجية فى حالة متابعة إجراءات سبق الاتفاق عليها وذلك بموجب تفويض من المدير العام .

– يتم إرسال البريد الصادر عن طريق مندوبيات الدول العربية بالقاهرة أو البريد الإليكتروني أو بواسطة البريد العادى بالنسبة للدول التى لايمكن مراسلتها عن طريق البريد الإليكترونى ، وتتحمل الإدارة المعنية الصادر عنها المراسلات مسئولية احتساب المدة الزمينة اللازمة للإرسال ، وفى الحالات التى تتطلب صفة الاستعجال يمكن استخدام البريد المستعجل بطلب يقدم من مدير الإدارة المعنية يوضح فيه سبب الاستعجال.

– يخصص فى إدارة الشئون الإدارية موظف يختص بالبريد الصادر يتولى تسجيل الرسائل وختمها بخاتم المنظمة ووضع الرقم والتاريخ بالتقويم الهجرى والميلادى ، مع الاحتفاظ بخلفيات الموضوع التى أعدت الرسالة على أساسها لحفظة بملفات إدارة الشئون الإدارية ولدى الإدارة المتخصصة .
– يقتصر التوقيع على نسخة واحدة من المراسلات الخارجية التى تصدر عن المنظمة إلا إذا وجد ظرف استثنائى يستدعى التوقيع على نسخة إضافية مع تقديم الإدارة المعنية تبريرا لذلك ، وتختم باقى الصور من المراسلة بختم يحمل عبارة “صورة طبق الأصل” على أن تبين لمن ترسل حسب التعليمات الصادرة بهذا الشأن .

– يكون استخدام الفاكس بطلب من مدير الإدارة المعنية أو من ينوب عنه ، مع مراعاة الترشيد فى عدد الصفحات وتعدد الجهات المرسل إليها كلما أمكن ذلك

– يتم توزيع البريد الخارجى الذى يتم تسليمه باليد بموجب دفتر مستقل يوقع فيه بالاستلام وأسم من سلمت له .

– يثبت على الجانب الأيمن من الورقة الأخيرة بكافه المراسلات والدراسات وأوراق العمل والبيانات وبنود جدل أعمال الهيئات الدستورية والنظامية توقيع رمزى أو بالأحرف الأولى من أسم الموظف الذى أعد الوثيقة وأسم الموظف الذى قام بالطباعة.

ثانياً : تنظيم الاجتماعات الدورية
– يعقد اجتماع دورى كل شهر برئاسة المدير العام أو من ينوب منه وبحضور المدير المساعد والمستشار والمستشارون الفنيون ومديرو الإدارات ورؤساء المكاتب أو من ينوب عنهم لمناقشة برامج عمل المنظمة ومراجعة ما تم تنفيذه وما هو قيد التنفيذ ومتابعة التكليفات الصادرة ويجوز أن يدعى للاجتماع ذوى الصلة بالموضوع من العاملين فى المكتب .

– يكلف مديرو الإدارات بعقد اجتماع دورى كل أسبوعين بحد أقصى لموظفى إداراتهم وكلما اقتضت الحاجة ، وذلك لنقل التكليفات المتعلقة بعمل الإدارة إلى موظفى الإدارة ومتابعة تنفيذ الخطة التى يتم التحضير لتنفيذها وتنفيذ التكليفات المناطه بالإدارة ، وذلك حتى يتمكن كافة منتسبى الإدارة من التعرف على الأنشطة وخطط العمل التى تتولى الإدارة تنفيذها.

– يعقد اجتماع دورى كل ثلاثة أشهر برئاسة المدير العام وبحضور المدير المساعد والمستشار وكافة منتسبى مكتب العمل العربى وكلما دعت الحاجة لذلك لمناقشة الأمور المتعلقة بسير العمل فى المنظمة وأية موضوعات أخرى .

ثالثاً : تنظيم التغطية الإعلامية والوثائقية لأنشطة المنظمة والعلاقة بين إدارات المكتب :

(1) تتبادل الإدارات فى المكتب المخاطبات والمراسلات فيما بينها وذلك فى الموضوعات التى تحتاج إلى التعاون والتنسيق ، مع إرفاق صورة منها لديوان المدير العام .

(2) تخطر الإدارة المعنية بتنفيذ النشاط أو الجهة المكلفة بتلبية دعوة من قبل الغير مكتب الاعلام ومركز التوثيق والمعلومات بتفاصيل النشاط ( ورقة معلومات ، برنامج زمنى ، ملخص عن النشاط ، الموظف المشارك فى النشاط ) قبل بدء النشاط بيومين ،

وفى حالة وجود كلمة للسيد المدير العام يتم تسليم نسخة من الكلمة قبل بدء النشاط بيوم على أن يقوم مكتب الاعلام بالتغطية الاعلامية للنشاط وتزويد مركز التوثيق والمعلومات بالمعلومات التى تنشر فى وسائل الإعلام المسموعة والمقرؤة وموقع المنظمة الالكترونى .

(3) يتولى ديوان المدير العام إحالة الرسائل المتعلقة بدعوة المنظمة للمشاركة فى أى نشاط بعد تأشيرة المدير العام عليها إلى الجهة المعنية بالتنفيذ وكذلك نسخة إلى إدارة التخطيط والتعاون الفنى لادراجها ضمن أنشطة المنظمة ويتم التنسيق بين الإدارة المعنية بالتنفيذ وكل من مكتب الاعلام ومركز التوثيق والمعلومات ،

والتأكيد على ضرورة الالتزام باستخدام استمارة المرفق (1) لإدراج مواد بموقع المنظمة على شبكة الانترنت ، ويتولى مركز التوثيق والمعلومات موافاة ديوان المدير العام بتقرير حول الأنشطة التى تم إدراجها على الموقع من خلال استخدام هذه الإستمارة .

(4) ترسل إدارة التخطيط والتعاون الفنى كشف بجميع الأنشطة المزمع تنفيذها كل ثلاثة شهور إلى كل من مكتب الاعلام ومركز التوثيق والمعلومات وهذا الكشف استرشادى ولا يغنى عن التنسيق بين الإدارات أو الجهات المكلفة بتنفيذ النشاط وبين مكتب الاعلام ومركز التوثيق .

(5) تقوم الإدارة أو الجهة المكلفة بتنفيذ النشاط بعد انتهائه بتعبئة استمارة حصر الأنشطة (مرفق) وتسليمها لكل من إدارة التخطيط والتعاون الفنى و مركز التوثيق والمعلومات ، ويجب الالتزام بكافة البنود الواردة بها عند تقديم التقارير الخاصة بانجاز النشاط لتحقيق الاستفادة المرجوة منها .

وعلى الإدارة المختصة بتنفيذ النشاط موافاة المدير العام بالتقارير خلال الأسبوع الأول بعد التنفيذ تعميما للاستفادة من النتائج والتوصيات .

(6) يتولى ديوان المدير العام إبلاغ مكتب الاعلام ومركز التوثيق والمعلومات بأجندة لقاءات العمل التى تتم مع السيد المدير العام والسادة المسئولين على المستوى العربى والقومى والهدف من هذه اللقاءات ليتم تغطيتها إعلاميا وتزويد مركز التوثيق والمعلومات بها .

(7) يقدم مركز التوثيق والمعلومات تقرير كل أسبوعين للمدير العام عن الموضوعات التى تم نشرها خلال الأسبوع على الموقع الالكترونى للمنظمة .

رابعاً : تنظيم وتنسيق العلاقة بين مكتب العمل العربى والمعاهد والمراكز التابعة للمنظمة
– يكون مديرو المراكز والمعاهد مسئولون أمام المدير العام عن حسن سير العمل كل فى حدود اختصاصه والصلاحيات المناطة به وفقاً للنظم واللوائح النافذة .

– يكلف مديرو المراكز والمعاهد التابعة للمنظمة بعقد اجتماع دورى كل أسبوعين بحد أقصى لموظفى المركز أو المعهد وكلما اقتضت الحاجة لمتابعة تنفيذ برامج وأنشطة عمل المعهد أو المركز .

– يكلف مديرو المراكز والمعاهد بإبلاغ المدير العام بالأنشطة الفنية المزمع تنفيذها من داخل الخطة ومواعيد التنفيذ المقترحة ، وذلك لتنظيم وتنسيق العلاقة مع مكتب العمل العربى وفى حالة عقد النشاط الذى سيتم تنفيذه خارج دولة مقر المركز أو المعهد يصدر المدير العام القرارات المتعلقة بتنظيم الإيفاد للخارج لتنفيذ خطط وبرامج عمل المعهد أو المركز .

– يتولى مديرو المراكز والمعاهد عرض الأنشطة التى يرغبون فى تنفيذها من خارج الخطة على المدير العام مع بيان مصادر التمويل لاخذ موافقته على التنفيذ وفى حالة تنفيذ النشاط خارج دولة المقر يصدر قرار الإيفاد من قبل المدير العام .

– يعرض مديرو المعاهد والمراكز على المدير العام الدعوات التى يرغبون فى تلبيتها للمشاركة فى الأنشطة التى تعقد خارج دولة المقر ، وفى حالة الموافقة على المشاركة يصدر قرار الإيفاد من المدير العام .

– فى حالة رغبة مديرو المركز أو المعهد القيام بالإجازة الاعتيادية السنوية ، يقدم طلب الإجازة إلى المدير العام للمنظمة لأخذ موافقته عليها.

– يجرى التنسيق فيما يتعلق بإعداد الخطط والبرامج ومتابعة تنفيذ الأنشطة والبرامج الفنية للمعهد أو المركز من خلال إدارة التخطيط والتعاون الفنى والإدارات الفنية المختصة حسب الموضوع .

– يجرى التنسيق فيما يتعلق بالمسائل المالية والموازنة للمعهد أو المركز مع إدارة الشئون المالية بالتنسيق مع إدارة التخطيط والتعاون الفنى .

خامساً : سجل الدوام الرسمى
– يوقع كافة الموظفين فى سجل الدوام عند فترة بدء العمل وانتهائه يوميا ويستثنى من ذلك مديرى الإدارات وشاغلى الدرجات الرئيسية ورؤساء المكاتب .

– يوضع سجل الدوام للتوقيع فيه صباحا من قبل الموظفين خلال الفترة 8.30 – 8.45 صباحا بحد أقصى ثم يرفع ويعاد الساعة 2.30 للتوقيع عليه عند المغادرة ، وفى حالة تأخر الموظف يقدم مذكرة إلى إدارة الشئون الإدارية يوضح فيها سبب تاخره عن التوقيع .

سادساً : تنظيم العمل الإضافى
– يقدم طلب التكليف بالعمل الإضافى من مدير الإدارة المعنية أومن ينوب عنه إلى مدير إدارة الشئون الإدارية على النموذج المعد لذلك بحيث يذكر فيه أسماء الموظفين المطلوب تكليفهم بعمل إضافى والمدة اللازمة لتنفيذ العمل ، وتعرض على المدير العام، ويصدر أمر التكليف بالعمل الإضافى من إدارة الشئون الإدارية ويخطربة المكلفون بالعمل الإضافى للالتزام بتنفيذه .

– لا يجوز أن تزيد ساعات العمل الإضافى عن ثلاث ساعات فى أيام الدوام الرسمى وعن ست ساعات فى أيام العطل.

سابعاً : بطاقات السفر لزيارة الوطن
– يقدم الموظف الذى يستحق بطاقات السفر أو المقابل النقدى لها شهادة الميلاد أو ما يثبت رسميا ميلاد الأبناء الذين لم يتجاوزوا الثامنة عشر من عمرهم أو ما يفيد القيد بإحدى مراحل التعليم العالى للأبناء الذين تجاوزوا الثامنة عشر وكانوا فى إحدى مراحل التعليم العالى حتى بلوغ سن الخامسة والعشرين وبالنسبة للبنات حتى الزواج، وكذلك يقدم الموظف المستندات الرسمية الدالة على إقامة إفراد أسرته الذين يحق لهم السفر على حساب المنظمة معه فى دولة المقر على أن تكون الإقامة بصفة دائمة.

– يتولى مكتب المراسم استخراج بطاقات السفر للموظف وأفراد أسرته المستحقين ، مع مراعاة اختيار خط السفر المباشر والأقصر والاستفادة من التخفيضات الممنوحة للمنظمة على تذاكر السفر.

– فى حالة الاستعاضة عن تذاكر السفر بالبدل النقدى يتم الصرف على أساس الأسعار المخفضة للتذاكر الممنوحة للمنظمة ، وفى حالة عدم توفر خط طيران بالتعريفة المخفضة يتم الصرف طبقا لسعر التذكرة المبلغ للمنظمة وبصفة رسمية من مكتب المراسم.

ثامناً : تنظيم الإجازات
(1) الإجازات الاعتيادية السنوية
– بالنسبة للمستشارين الفنيين ومدراء الإدارات ورؤساء المكاتب يقدم طلب الإجازة إلى إدارة الشئون الإدارية لعرضها على المدير العام أومن ينوب عنه لاتخاذ القرار

– بالنسبة لرؤساء الوحدات يقدم طلب الإجازة إلى مدير الإدارة المختص وبعد موافقته عليها تعتمد من المدير المساعد ، ويعلم بها ديوان المدير العام قبل إتمام الإجراءات.

– بالنسبة للموظفات والموظفين يتم توقيع الإجازة بالموافقة من الرئيس المباشر ومدير الإدارة المعنية وتعتمد من مدير إدارة الشئون الإدارية.

(2) الإجازات العارضة والمرضية
– يجب على الموظف الذى يتغيب عن العمل بدون أذن أن يتصل هاتفيا فى نفس يوم غيابه مع إدارة الشئون الإدارية لتوضيح سبب غيابه .

– إذا كان غياب الموظف بسبب المرض يتعين على الموظف إحضار ما يثبت مرضه بعد عودته لعرضه على المستشار الطبى .

– إذا كان الغياب للمستشارين الفنيين أو مدراء الإدارات أو رؤساء المكاتب أو رؤساء الوحدات لسبب عارض فيقدم سبب الغياب إلى المدير المساعد لإبداء رايه ويعتمد من المدير العام أومن ينوب عنه.

– إذا كان غياب الموظف لسبب عارض تقدم بسبب تغيبه إلى مدير الإدارة المختص ومدير الشئون الإدارية لإبداء رايهما ويعتمد من المدير المساعد.
– إذا لم يقبل سبب تغيب الموظف العارض تعرض للمساءله الإدارية مع احتساب غيابه بدون مرتب .

تاسعاً : الإيفاد فى مهمات عمل رسمية
– يصدر قرار من المدير العام بإيفاد الموظف فى مهمات العمل الرسمية يحدد فيه مدة الإيفاد طبقا لأيام العمل الفعلية للمهمة التى سيشارك فيها الموظف ويضاف يوم قبل بدء المهمة ويوم بعد انتهائها لغايات السفر .

– فى حالة زيادة مدة السفر لأسباب خارجة عن إرادة الموفد ، يجب أخذ موافقة المدير العام بقرار مكمل لقرار الإيفاد .

– تلتزم المراسم بالحجز على الخطوط الجوية التى تمنح خصما أكبر ، ويراعى اختيار اقصر الطرق ويعتبر المبلغ المصروف للموظف سلفة مؤقتة يجب على الموظف الموفد تسويتها خلال أسبوعين من تاريخ عودته من الإيفاد مع ارفاقة أرومه التذكرة مع بيان المهمة وتسليمها للإدارة المالية .

عاشراً : تذاكر السفر للسادة أعضاء الهيئات الدستورية واللجان النظامية بالمنظمة
أولا : يتم حجز تذاكر السفر للسادة أعضاء الهيئات الدستورية واللجان النظامية

الذين تتحمل المنظمة قيمة تذاكر سفرهم وفقا للأنظمة النافذة على الدرجة السياحية , ويجب اختيار خط السفر المباشر و الأقصر والأقل كلفة فى انتقال الموفدين فى كافة الحالات وفقا لما تقضى به لائحة بدل السفر النافذة بالمنظمة.

ثانيا : لا تتحمل المنظمة أية فروقات ناتجة عن تغيير خط السير أو درجة التذكرة .

ثالثا : لا يصرف بدل نقدى لتذاكر السفر , ألا فى أضيق الحدود , ووفقا لما ورد فى الفقرات السابقة وتسرى هذه التعليمات على تذاكر السفر المصروفة بشأن تنفيذ برامج وأنشطة المنظمة .

إحدى عشر : توزيع واستخدام خطوط الهاتف الخاصة بمكتب العمل العربي
أولاً : توزع خطوط الهاتف الخاصة بمكتب العمل العربى ، على النحو التالى :-
– ثلاث خطوط دولية لموظفى الإدارة العليا (المدير العام / المدير المساعد / المستشار)
– خط دولى لديوان المدير العام
– خط دولى للبدالة
– خطوط محلية لدى مديرى الإدارات والمستشارين الفنيين ورؤساء المكاتب.
ثانياً : طلب المكالمات الدولية الرسمية يكون عن طريق موظف البداله بعد توقيع المستشار الفنى أو مدير الإدارة طالبة المكالمة على الاستمارة المعدة لذلك مع بيان سبب طلب المكالمة.

ثالثاً : يسمح لموظفى المنظمة الاتصال عن طريق موظف البداله بالمكالمات المحلية الخاصة بالعمل فقط ، ويكون الاتصال بالهواتف المحمولة للعمل فى أضيق الحدود إذا تعذر وجود هاتف ثابت .

رابعاً : يعرض على المدير العام تقرير شهرى يبين استخدام الهواتف والفاكس والبريد للتأكد من سير العمل وانتظامه وترشيد الإنفاق .

ثانى عشر : تنظيم إجراءات طلب شهادة إلى من يهمه الأمر
– الموظف الذى يرغب فى استخراج شهادة إلى من يهمه الأمر عليه أن يتقدم بطلب إلى مدير إدارة الشئون الإدارية محدداً الغاية من ذلك لعرضه على المدير العام ، وتصرف شهادات إلى من يهمه الأمر بتوقيع مدير إدارة الشئون الإدارية.

ثالث عشر : تنظيم الخدمات بمنظمة العمل العربية
– يكلف فى إدارة الشئون الإدارية موظفا يكون مسئولا عن الخدمات بالمكتب ويعهد إليه بمتابعة الإجراءات المتعلقة بأمن المنظمة ومقرها والإشراف على مبنى المنظمة من حيث التنظيم والنظافة ويكون المسئول المباشر عن جميع المعاونين بالمنظمة ويتولى توزيعهم على العمل بما يحقق النظافة الكاملة والترتيب اللازم لإظهار المنظمة بالمظهر اللائق وأية اختصاصات أخرى تسند إليه من قبل مدير إدارة الشئون الإدارية .

رابع عشر : العناية بسيارات المنظمة
أولا : يلتزم السائق بالتأكد من سلامة سيارته من الناحية الميكانيكية وتنظيف السيارة التى يقودها يوميا داخليا وخارجيا ومتابعة تنظيم وقوف السيارات فى الساحة المخصصة لانتظار سيارات المنظمة ، ويسأل عن أى تقصير فى ذلك وفقا للنظم واللوائح المتبعة.

ثانيا : تسمية أحد موظفى الشئون الإدارية ليتولى مسئولية متابعة السائقين لالتزاماتهم المبينة فى اللائحة التنفيذية لاستخدام وصيانة سيارات المنظمة وخاصة مستوى أداء السائق بصورة عامة ومدى عنايته بالسيارة التى يقودها، وإعداد سجل للسيارات تقيد فيه بيانات كل سيارة ومواعيد الدخول والخروج لها والمهمات المختلفة والكيلومترات ومواعيد الصيانة واية بيانات أخرى تتعلق بالسيارة.

ثالثا : يقدم الموظف المختص تقرير نصف شهرى بذلك إلى إدارة الشئون الإدارية بحيث يتضمن أية ملاحظات أو سلبيات يتعين تلافيها أو اتخاذ الإجراءات اللازمة حيالها .

خامس عشر : تنظيم المراسلات الموجهة من المراسم إلى وزارة الخارجية المصرية أو المتعلقة بالمسائل ذات الطبيعة القانونية أو النظامية

أولا : جميع المكاتبات الرسمية التى توجه من المنظمة إلى وزارة الخارجية المصرية توقع من قبل المدير العام شخصيا.

ثانيا : تعرض جميع المكاتبات والتفويضات الصادرة من المنظمة والمتعلقة بالمسائل النظامية والقانونية على مكتب المستشار القانونى لبحث مدى مطابقتها للنظام ، والتوقيع عليها قبل تقديمها إلى المدير العام لتوقيعها من قبله .

ثالثا : جميع المكاتبات الصادرة عن وحدة المراسم والموجهة إلى جهات خارجية لا يتم إرسالها إلا بعد عرضها والتوقيع عليها من قبل مدير الشئون الإدارية.

رابعا: لا يتم إرسال أية مكاتبات غير مستوفية لهذه الشروط، وعلى وحدة المحفوظات التأكد من ذلك قبل الإرسال.

سادس عشر : تنظيم إجراءات إدخال واستعمال السيارات الدبلوماسية الخاصة بموظفى المنظمة
– يتعين مراعاة التعليمات الآتية لإدخال واستعمال السيارات الدبلوماسية الخاصة بموظفى المنظمة :-

(1) يتقدم الموظف بطلب إدخال السيارة (موقوفات / مسموحات) إلى المدير العام للمنظمة لاعتماده بعد مراجعته من قبل الشئون الإدارية والمراسم ويتعين أن يكون مقدم الطلب من بين فئات الموظفين الذين تنطبق عليهم إحكام م/ 22 من اتفاق مزايا وحصانات منظمة العمل العربية.

(2) يرسل الطلب بعد اعتماده إلى وزارة الخارجية المصرية للموافقة عليه وذلك قبل الإقدام على شراء أو استيراد السيارة .

(3) يوقع الموظف الذى يتم الموافقة على إدخال سيارة دبلوماسية خاصة به وفقا للنظم على إقرار “مرفق ” يتعهد بموجبة بعدم نقل ملكية السيارة أو التنازل عنها للغير إلا بعد موافقة السلطات المختصة وفقا للإجراءات النظامية المعمول بها وبحسن استعمال السيارة وفقا للنظم والقوانين ، ولا يمنح خطاب الضمان الخاص بالسيارات ، إلا بعد التأكد من عدم وجود موانع نظامية .
(4) عند إجراء أي معاملة خاصة بالسيارة يلزم قيام وحدة المراسم بمراجعة إدارة الشئون الإدارية وإدارة الشئون المالية والمستشار القانونى للتأكد من الإجراءات والالتزامات المترتبة على ذلك وفقا للنظم .

يلتزم الموظف فى استعماله للسيارات الدبلوماسية الشخصية بما يلى :-
1) عدم استعمال السيارة الدبلوماسية الشخصية بما يضر بسمعة وكيان المنظمة وأن يكون استعمالها فى إطار القوانين واللوائح وعدم مخالفة أية أنظمة تتعلق بهذا الشأن فى دولة المقر.

2) عدم جواز بيع السيارة أو التنازل عنها للغير إلا بعد استيفاء كافة الإجراءات القانونية اللازمة لذلك والمحددة من قبل وزارة الخارجية المصرية.

3) لا يجوز قيادة السيارة أو استعمالها إلا من قبل الموظف صاحب السيارة أو أحد إفراد أسرته أو سائقة الخاص المثبت بياناته لدى المنظمة، مع ضرورة حصوله على رخصة مصرية لقيادة السيارة، وعلى الموظف مسئولية المحافظة على استعمال السيارة استعمالا صحيحا بما لا يمس بصورة مباشرة أو غير مباشرة بقوانين دولة المقر .

سابع عشر : صرف الرواتب الشهرية وبدلات الإيفاد وسلف التسيير
أولاً : يتولى كل موظف فتح حساب جارى شخصى باسمه بحيث يتم تحويل الراتب الشهرى للموظف إلى حسابه الجارى لدى البنك .

ثانياً : يتم صرف المرتبات الشهرية المستحقة لدى البنوك بموجب كشوفات تعد لهذا الغرض بشيك مستقل توزع مبالغه إزاء اسم كل موظف ضمن رقم حسابه الشخصى لدى البنك الذى يتعامل معه .

ثالثاً : يتم صرف بدل الإيفاد بموجب شيك مسحوب باسم الموظف الموفد بمهمة رسمية أو نقدا .

رابعاً : تحديد قيمة السلف المؤقتة على النحو التالى :
(1) سلفة مؤقتة لمكتب المدير العام مبلغ 500 جنيه ( فقط خمسمائة جنيه مصرى) تكون عهده لدى أحد موظفى الديوان للصرف منها على الطلبات الخاصة بمكتب المدير العام وفقاً للنظم المعمول بها ، وذلك بموجب طلب يقدم كلما اقتضت الحاجة ذلك.

(2) سلفة مؤقتة بمبلغ 1500 جنيه ( فقط ألف وخمسمائة جنيه ) تكون عهدة لدى أحد موظفى إدارة الشئون الإدارية تخصص لخدمات التسيير اليومية على أن يتم الصرف وفقاً للنظم المعمول بها وبموافقة مسبقة من مدير الشئون الإدارية .

(3) سلفة مؤقتة خاصة بالمصروفات البريدية بمبلغ 5000 جنيها ( خمسة الآف جنيه) تكون عهدة لدى احد موظفى إدارة الشئون الإدارية وتنظم بموجب كشف معززا بالإيصالات الرسمية وتعتمد من مدير الشئون الإدارية .

(4) سلفة مؤقتة بمبلغ 500 جنيها ( فقط خمسمائة جنيهاً ) تخصص لتغطية نفقات الاستقبال والتوديع فى مطار القاهرة الدولى تطلب كلما اقتضت الحاجة ذلك وتكون عهدة لدى أحد موظفى المراسم وتنظم بموجب كشوفات تعد لهذا الغرض معززة بالإيصالات الرسمية وتعتمد من رئيس وحدة المراسم .

خامساً : طلبات الشراء
تحدد كل إدارة طلبات الشراء الخاصة بها بموجب مذكرة توجه إلى إدارة الشئون المالية ، التى تقوم بتوحيد الطلبات واتخاذ الإجراءات النظامية للشراء بالطريق المباشر إذا كانت قيمة الشراء تقل عن 500 جنيه ( خمسمائة جنيه مصرى ) مع مراعاة عدم تجزئة شراء الصنف الواحد ، ومازاد عن ذلك يتم عن طريق لجنة المشتريات وفقاً للإجراءات التالية :

(أ) طلب شراء المواد من الإدارة المختصة وفقاً للحاجة الفعلية .

(ب) موافقة السيد المدير العام المساعد على الشراء .
(جـ) تقديم ثلاث عروض للأسعار من جهات مختلفة .
(د) تنظيم قرار البت من قبل اللجنة .
(هـ) تنظيم أمر التوريد أو الإسناد من قبل الإدارة المالية .
(و) تنظيم أمر أذن التوريد المخزنى .

سادساً : وقود السيارات
تتولى إدارة الشئون المالية مسك دفاتر بونات البنزين الخاصة بسيارات مكتب العمل العربى ، بحيث يسلم دفتر لكل سائق يبين فيه اسم السائق ورقم السيارة ورقم عداد المسافات ، ويتم الاستعاضة عنه كلما نفذ مع مراعاة قواعد الاستهلاك الشهرى المقررة .

ثامن عشر : تنظيم إجراءات اقتراض الموظفين من البنوك والرسائل التى تمنح من المنظمة بهذا الخصوص

أولاً : يقوم الموظف الراغب فى الحصول على قرض من البنك الذى يتعامل معه بتقديم إقرار يفوض فيه الإدارة المالية بأن تقوم بصرف راتبه عن طريق تحويلة إلى البنك المقترض منه ويلتزم بعدم المطالبة بتغيير هذا الإجراء إلا بعد إحضار موافقة خطية من البنك .

ثانياً : يتحمل الموظف المستفيد من القرض والشخص الضامن له كامل المسئولية أمام البنك مانح القرض. ولا يجوز الرجوع على المنظمة فى أى مطالبة مالية وتخطر الإدارة المالية البنك المانح للقرض بذلك رسميا.

ثالثاً : بعد إتمام كافة الإجراءات الإدارية من قبل إدارة الشئون المالية يوجه خطاب للبنك مقدم الإقراض يوضح فيه التزام المنظمة بصرف مرتب الموظف بتحويلة شهريا إلى البنك وأى شهادة تعريف مع إيضاح عدم مسئولية المنظمة عن أى مطالبة مالية تخص القرض وأن المسئول عليها الموظف طالب القرض والشخص الضامن فقط.

رابعاً: يجب ألا يتجاوز ما يحصل عليه الموظف من قروض عن 70% من استحقاقاته فى مكافأة نهاية خدمته وقت الحصول على القرض وتلتزم إدارة الشئون المالية بتنفيذ ذلك .

خامساً : تقدم الإدارة المالية الإيضاحات والمرفقات الكاملة مرفقة بالكتاب الموجه إلى البنك موضح فيه ما سلف ذكره إلى المدير العام الذى يقوم دون غيره بتوقيع هذا الكتاب ولا يجوز التوقيع عليه من غيره حتى فى حالة غياب المدير العام يؤجل العرض إلى حين حضوره ، ويجوز لمدير الشئون المالية التوقيع على الخطابات المتعلقة بزيادة أو تخفيض قسط القرض.

تاسع عشر : ضوابط للحفاظ على ظروف وبيئة العمل الملائمة بالمنظمة
أولا : ترسيخ احترام العلاقات الوظيفية بين موظفى مكتب العمل العربى والتأكيد على أن موظفى المنظمة موظفين دوليين ، وقبولهم العمل فيها يرتب عليهم التزاماً فى القيام بأعمال المنظمة على الوجه الأكمل ،

وتخصيص وقتهم لذلك ، وتنظيم سلوكهم طبقاً لما تقتضيه مصلحتها وحدها ، ويجب عليهم مراعاة أحكام الدستور وكافة النظم واللوائح الأخرى المعمول بها فى المنظمة .

ثانياً : الالتزام بالولاء للمنظمة والامتناع عن كل ما يسئ إلى أعضائها ، وتأدية العمل بكل دقة وإخلاص .

ثالثاً : التأكيد على أن معيار التقدم فى العمل هو جدارة الموظف والتزامه بأداء عمله ، وفقاً لما تقتضيه مصلحة المنظمة – بغض النظر عن جنسيته – والتقييد بالنظم واللوائح المعمول بها دون أى تجاوز أو مخالفة أو إهمال .

رابعاً : يلتزم رؤساء الوحدات والعاملين بالإدارات والمكاتب بتقديم تقرير فى شهر نوفمبر من كل عام حول الأعمال التى قاموا بادائها لمديرى الإدارات التابعين لهم ليكون أساسا لتقييم الأداء السنوى الذى يرفع للمدير العام ويرفق به .

خامساً: فى حالة مخالفة تلك التعليمات أو الواجبات الوظيفية المنصوص عليها فى النظم سيتم توقيع الجزاءات المناسبة وفقاً لما تنص عليه لائحة الجزاءات لموظفى منظمة العمل العربية .

أحمد محمد لقمان
المدير العام لمنظمة العمل العربية

صدر فى القاهرة بتاريخ 2007 م
الموافق : 1428 هـ
نسخة إلى :
– ديوان المدير العام
– مكتب المدير المساعد
– مكتب المستشار
– مركز المعلومات والتوثيق

تكلم هذا المقال عن : مقال مميز يشرح تنظيم العمل فى منظمة العمل العربية